Buchhaltung

Buchhaltung

Die in LUPO integrierten Buchhaltungsfunktionen genügen um eine einfache Vereinsbuchhaltung zu führen. Dieser Programmteil will keiner professionellen Buchhaltung Konkurrenz machen. Mit den gebotenen Möglichkeiten können Sie eine korrekte Buchhaltung erstellen. Genügt dies nicht, können die LUPO Daten von einem professionellen Buchhaltungsprogramm übernommen werden.

Es wird immer davon ausgegangen, dass der Kunde etwas zahlen muss. Wenn dies nicht der Fall ist, muss der Betrag negativ eingegeben werden.

Buchungsarten

Automatische Buchungen

Wie Ausleihgebühren, Mahnungen, Reservationskosten, Verlängerungen.

Manuelle Buchungen vom Spiele Ausleihen und Zurücknehmen Fenster.

Wie Verkauf von Spiel an Kunde, Kosten für Reparaturen verursacht durch Kunde, ... Diese Buchungen beziehen sich auf den angezeigten Kunden.

Manuelle Buchungen aus dem Fenster Übersicht => Buchhaltung => Manuell buchen

Ähnlich wie die manuellen Buchungen vom Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster, ausser dass aus anderen vordefinierten Buchungssätzen ausgewählt werden kann und sich die sich die Buchung immer auf die Ludothek-Adresse bezieht. (Jede Buchung muss mit einer Adresse verbunden sein.)

Kunden- und Ausleihkonto

Jeder Kunde hat ein Kundenkonto und ein (optionales) Ausleihkonto. Ein negativer Kontostand bedeutet, dass der Kunde Schulden hat, ein positiver Betrag, dass er ein Guthaben bei der Ludothek hat.

Kundenkonto

Der Betrag auf dem Kundenkonto ist meistens negativ oder Null und selten positiv. Alle Buchungen werden auf dieses Konto verrechnet. Ausgenommen davon sind die Ausleih- und Verlängerungs-gebühren bei einem positiven Ausleihkontostand. Schulden des Kunden (negativer Kontostand) sind auf dem Debitorenkonto (1100) aufgeführt. Bezahlt der Kunde wird der Betrag vom Debitorenkonto auf das Tageskassenkonto gebucht.

Ausleihkonto

Das Ausleihkonto kann nur einen positiven Stand haben. Es kann 'aufgeladen' werden indem Sie eine Gutschriftenkarte einlösen. Solange Geld auf dem Ausleihkonto vorhanden ist, werden die Gebühren bei Ausleihen und Verlängerungen diesem Konto abgezogen.

Soll und Haben

Zu jeder Buchung sind ein Soll- und ein Habenkonto gespeichert. Das heisst, immer wenn der Inhalt eines Kontos vergrössert wird, muss derselbe Betrag an einem anderen Konto weggenommen werden. Das Sollkonto kann als Einnahmenspalte, das Habenkonto als Ausgabenspalte verstanden werden.

Tagesjournal speichern und ausdrucken

Das Tagesjournal drucken Fenster kann vom Beenden Assistent her, mit der Übersicht oder der Symbolleiste geöffnet werden.

Nach jedem Ausleihtag sollten Sie den Tag abschliessen. Das Tagesjournal enthält Informationen über den Tageskasseninhalt, Mitarbeiterleistungen und Statistiken.

Wenn seit dem letzten Speichern des Tagesjournals neue Buchungen vorhanden sind kann ein neues Journal gespeichert werden. Es können auch mehrere Tagesjournale an einem Tag gespeichert werden.

Gespeicherte Tagesjournale (Liste links)

In dieser Liste werden alle gespeicherten Tagesjournale angezeigt. Die Felder Von und Bis zeigen die Buchungsnummer an.

Journal Zusammenfassung (Liste rechts)

In dieser Liste werden alle Buchungen des gespeicherten Tagesjournals gruppiert nach Buchungssatz angezeigt.

Journal Anzeigen / Drucken

Gibt das ausgewählte Journal in der Seitenansicht oder auf den Drucker aus.

Journal Zusammenzug

Sie können ein Journal über eine x-beliebige Zeitspanne ausdrucken. Dabei werden unabhängig von bereits gespeicherten Tagesabschlüssen die Daten zusammengefasst und wie auf einem Tagesjournal angezeigt.

Mit den Plus- und Minus-Buttons können die Daten monatsweise durchgeblättert werden.

Tagesabschluss

Diese Aktion speichert im Tagesjournal alle Buchungen, die seit dem letzten Speichern neu dazugekommen sind.

Wenn Sie die vorhergehende Frage mit Ja beantwortet haben öffnet sich das Tagesabschluss buchen Fenster:

Tagesabschluss

Sie können aus drei verschiedenen Tagesabschlussarten auswählen. Die Auswahl beeinflusst nur das Berechnen des Betrages im Feld Übertrag von Tageskasse an Hauptkasse.

Wenn Sie die Tageseinnahmen in der Tageskasse belassen wollen, den Tag aber trotzdem abschliessen, müssen den Betrag Übertrag an Hauptkasse auf 0 abändern. Wählen Sie dazu die Abschlussart Kein Übertrag an Hauptkasse. Das Geld bleibt nun in der Tageskasse und ergibt den Saldovortrag für das nächste Tagesjournal.

Differenz = 0

Wenn die Kasse nicht stimmt (es ist zu viel oder zu wenig Geld in der Kasse) kann eine Differenzbuchung durchgeführt werden. Wenn Sie auf das Kästchen Differenz = 0 klicken werden Sie gefragt, wie viel Geld Sie aus der Kasse nehmen und wie viel der Kassenstock danach beträgt. Es wird der Betrag, um welcher die Kasse nicht stimmt berechnet und im Feld Differenzbuchung eingetragen.

Speichern

Die Tagesabschlussbuchung wird durchgeführt. Wenn das Häkchen Tagesjournal nach dem Buchen drucken gesetzt ist, werden so viele Exemplare wie in den Einstellungen => Diverses definiert sind auf den Drucker ausgegeben.

Konto auswerten

Das Fenster Konto-Auswertung können Sie mit dem Übersichtsbefehl Buchhaltung => Konto-Auswertung öffnen.

Sie können die Liste filtern nach Kontonummer und / oder Buchungsdatum.

Konto von ... bis ...

Die Kontennummern, welche sie anzeigen wollen (Bsp. 1000 – 2999 = Aktiven /Passiven).

Datum von ... bis ...

Der Datumsbereich, über welchen sie die Konti anzeigen wollen.

Druckerausgabe

Klicken Sie auf Einzelne Buchungen anzeigen um die Sortierung zu bestimmen. Sie können die Kontenblätter nach Buchungsnummer, Buchungstext oder Datum sortieren. Geben Sie die Adressnummer in das Feld AdrNr ein, um nur die Buchungssätze, einer Adresse angezeigt zu bekommen.

Wenn Sie auf Anzeigen klicken, werden die Kontenblätter in der Seitenansicht angezeigt.

Kontobestände

Das Fenster Kontobestände können Sie mit dem Übersichtsbefehl Buchhaltung => Kontobestände öffnen.

Es werden alle Soll-Beträge und alle Haben-Beträge aller jemals gespeicherten Buchungen im Journal zusammengezählt. Der Bestand bildet sich aus [Summe Haben] – [Summe Soll].

Bestand ändern

Geben Sie den neuen Bestand ein. Je nach Konto wird der Differenzbetrag auf das Haben- oder Sollkonto verrechnet. Die Gegenbuchung wird entsprechend dem Hilfskonto (8000) belastet.

Kontenplan anzeigen

Zeigt den Kontenplan in Seitenansicht an.

Konto-Auswertungen

Öffnet das Fenster für Kontoauswertungen.

Tagesabschluss

Wechselt zum Fenster Tagesabschluss.

Banana-Export

Exportiert alle Buchungen der ausgewählten Zeitspanne ins Textdatei-Format des Buchhaltungsprogrammes Banana. Diese Datei kann dann anschliessend im Banana über den Menübefehl Daten => Zeilen importieren eingelesen werden.

Damit die Konten in Banana mit denen im LUPO korrespondieren, sollte die Buchhaltung auf der bei der LUPO Installation nach C:\Lupo_Daten kopierten Datei buchhaltung-lupo.ac2 basieren.

Kontenplan

Der von LUPO verwendete Kontenplan entspricht einem KMU Kontenrahmen (nach Käfer).

Buchhaltungsklasse	Konntengruppe	Konto Bezeichnung	Konto
Aktiven	100 flüssige Mittel	Tageskasse	1000
Aktiven	100 flüssige Mittel	Hauptkasse	1001
Aktiven	100 fküssige Mittel	Differenzkonto	1002
Aktiven	100 flüssige Mittel	Bankkonto	1009
Aktiven	110 Forderungen	Debitoren	1100
Aktiven	110 Forderungen	Verrechnungssteuern	1109
Aktiven	150 Mobile Sachanlagen	Spielinventar	1500
Aktiven	150 Mobile Sachanlagen	Einrichtungen	1501
Aktiven	150 Mobile Sachanlagen	Computer	1509
Aktiven	180 aktivierter Aufwand / Berichtigungen	Aufwand Mitarbeiterinnen	1800
Passiven	200 Kreditoren	Lieferantenschulden	2000
Passiven	200 Kreditoren	Verrechnungsteuerschulden	2009
Passiven	203 Kreditoren	Vorauszahlungen	2030
Passiven	203 Kreditoren	Vorauszahlung Ausleihkonto	2031
Passiven	280 Kapital	Vereinsvermögen	2800
Ertrag	300 Ausleihen	Abonnements	3000
Ertrag	300 Ausleihen	Ausleihgebühren	3001
Ertrag	300 Ausleihen	Mahngebühren	3003
Ertrag	300 Ausleihen	Verlust Ausleihgebührenrabatte	3004
Ertrag	300 Ausleihen	e-Abonnemente	3007
Ertrag	300 Ausleihen	Abonnemente / e-Abonnemente (kombi.)	3009
Ertrag	300 Ausleihen	Verrechnung für Reparaturen / Verluste	3009
Ertrag	310 Übrige Einnahmen	Markteinnahmen / Verkäufe	3100
Ertrag	320 Mitgliederbeiträge	Spenden	3200
Ertrag	320 Mitgliederbeiträge	Mitgliederbeitrag	3201
Aufwand Spiele / Material	400 Spielkauf	Spieleinkauf	4000
Aufwand Spiele / Material	400 Spielkauf	Spielreparatur / Ersatzteile	4001
Aufwand Spiele / Material	460 Verpackungsmaterial / Kopien	Verpackungen / Kopien	4600
Aufwand Mitarbeiterinnen	500 Leistungen Mitarbeiterinnen	Arbeitsleistung Mitarbeiterinnen	5000
Aufwand Mitarbeiterinnen	580 Weiterbildung / Vereinsanlässe	Weiterbildung / Information	5800
Aufwand Mitarbeiterinnen	580 Weiterbildung / Vereinsanlässe	Ausflug / Geschenke	5809
Sonstiger Aufwand	630 Versicher. / Abgaben / Bewilligungen	Versicherungen	6300
Sonstiger Aufwand	630 Versicher. / Abgaben / Bewilligungen	Bewilligungen	6301
Sonstiger Aufwand	650 Büromaterial / Telefon / Beiträge	Büromaterial	6500
Sonstiger Aufwand	650 Büromaterial / Telefon / Beiträge	Telefon / Porti	6501
Sonstiger Aufwand	650 Büromaterial / Telefon / Beiträge	Beiträge	6507
Sonstiger Aufwand	650 Büromaterial / Telefon / Beiträge	EDV / Computer	6509
Sonstiger Aufwand	660 Werbung	Inserate	6600
Sonstiger Aufwand	680 Zinsen und Spesen	Zinsen / Spesen	6800
Sonstiger Aufwand	690 Abschreibungen	Amortisation Spiele	6900
Sonstiger Aufwand	690 Abschreibungen	Amortisation Einrichtungen	6901
Bestände	800 Bestände	Ausgleichkonto Bestände erfassen	8000

Manuell buchen (mit Vorgaben)

Das Einzelbuchung Fenster können Sie mit Übersicht => Buchhaltung => Manuell buchen öffnen.

Buchung

Auswählen des vordefinierten Buchungssatzes. Buchungssätze können unter Übersicht => Buchhaltung => Buchungstexte bearbeiten erstellt oder bearbeitet werden.

Buchung betrifft

Buchungen die in diesem Fenster ausgeführt werden beziehen sich immer auf die Ludothek. Wollen Sie eine Buchung durchführen, welche dem Kunden einen Betrag auf seinem Konto belastet, so müssen Sie dies über Einzelbuchung im Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster durchführen.

Manuell buchen (Individuell)

Das Einzelbuchungen individuell Fenster können Sie mit dem Übersichtsbefehl Übersicht => Buchhaltung => Manuell buchen (individuell) öffnen.

Im Einzelbuchung individuell Fenster können Sie Buchungen von einem frei wählbaren Konto nach einem frei wählbaren Konto erfassen. Hier übernimmt der Computer keine Kontrolle über Ihre Buchungen. Was Sie eingeben wird gebucht!

Buchungstexte bearbeiten

Das Fenster Buchungstexte können Sie mit Übersicht => Buchhaltung => Buchungstexte bearbeiten öffnen. Diese Buchungstexte sind die Auswahlmöglichkeiten in den Buchen – Fenster (Spiele ausleihen und zurücknehmen und Einzelbuchungen (manuell buchen)).

Buchungs-Fenster

Es kann ausgewählt werden für welches Fenster der Text vordefiniert werden soll: Spiele ausleihen und zurücknehmen oder Einzelbuchungen (manuell buchen)

Buchungstext

Der Buchungstext wird hier vorgegeben. Jeder Buchung kann ein zweiter Text angefügt werden.

Soll-Konto (Ein)

Aus dem Kontenplan muss ein Konto für die Soll-Buchung gewählt werden.

Haben-Konto (Aus)

Aus dem Kontenplan muss ein Konto für die Haben-Buchung gewählt werden.

Betrag

Wenn ein Betrag erfasst ist, so wird dieser im Buchungsfenster automatisch eingetragen. Falls der Kunden z.B. Buttons für die Buttonmaschine kaufen kann und zehn Stück Fr. 5.- kosten kann dies so erfasst werden.

Automemo

Wenn angewählt, dann wird bei einer Buchung im Ausleihfenster automatisch die Checkbox Buchungstext ins Memofeld eintragen gesetzt.

Reihenfolge

In dieser Reihenfolge werden die Buchungen angezeigt. Ist nichts eingetragen so wird die Liste alphabethisch sortiert.