Einstellungen

Allgemeine Programmeinstellungen

Die Allgemeinen Einstellungen erreichen Sie mit Übersicht => Einstellungen => Programmeinstellungen

Spielkategorien

Die hier eingetragenen Spielarten können den Spielen beim Spiele erfassen zugeordnet werden. Jeder Spielart kann ein Kürzel mit max. 10 Zeichen zugeordnet werden. Das Kürzel u. a. wird im Spiele suchen Fenster angezeigt.

Mit dem Nummernfeld kann der Bereich für die automatisch vorgeschlagene Spielnummer beim Erfassen eines neuen Spiels eingestellt werden. Tragen Sie 0 (Null) in jede Zeile ein, wenn Sie die Spielnummern - unabhängig der Spielart - fortlaufend vergeben wollen.

Die in den Feldern ProLitteris, eSpiel, Anzahl Ausleihtage und Verlängerbar gesetzte Werte werden beim Erfassen eines neuen Spiels zum Spiel kopiert. Eine Änderung dieser Daten in den Einstellungen hat keinen Einfluss auf bereits erfasste Spiele.

Wird bei Gebühr pro Tage eine Zahl eingetragen, so werden die Ausleihgebühren bei Spielen dieser Kategorie erst beim Zurückbringen verrechnet, und zwar einmal pro angebrochener Einheit.

Bei Spielen einer Kategorie mit einem Wert im Feld Spezielle Mahnfrist wird nicht die in den Mahneinstellungen definierte Anzahl Tage bis zur ersten Mahnung genommen, sondern der hier hinterlegte Wert.

Ist der Retour-Bon aktiviert, so wird beim retournieren eines Spiels dieser Spielkategorie ein Bon mit Informationen zur Spielkontrolle gedruckt.

Spiel-Altersgruppen und Ausleihgebühren

Altersgruppen

Die erfassten Altersgruppen können den Spielen zugeordnet werden. Das Kürzel kann auch hier max. 10 Zeichen lang sein.

Spielgebühren

Nur hier erfasste Gebühren können den Spielen zugeordnet werden. Der Text im Feld Spielpreiskategorie dient nur als Richtwert beim Bestimmen des Preises. Es besteht keine programmierte Verbindung zwischen Kaufpreis und Gebühr.

Spielinhalt

Unter Spielinhalt wird das Inventar eines Spiels verstanden (1 Spielanleitung, 3 Würfel, 21 Karten, …) Bestimmen Sie in diesem Einstellungsfenster das Erscheinungsbild des Ausdrucks.

Anzeigen

Setzen Sie das Häkchen für die Felder, welche auf dem Spielinhalt-Ausdruck angezeigt werden sollen. Bei den kleinen Etiketten werden diese Infos nicht angezeigt.

Spielinhalt Infotext

Beliebig viel Text kann für den Spielinhalt A4 zum Ausschneiden erfasst werden. Bei den Sichttaschen und dem ¼ A4-Etikett wird der Text abgeschnitten, wenn er zu lang ist. Die anderen Etiketten zeigen den Text nicht an.

Schriftart und Grösse

Der Textblock mit dem Spielinhalt wird in der eingetragenen Schriftart und -grösse angezeigt. Sie können auch eine eigene Schriftart eintragen. Achten Sie dabei auf die exakte Schreibweise

Ausgabeformat

Es stehen Ihnen drei verschiedene Ausdruckarten zur Auswahl. Der Format A4 zu Ausschneiden ist geeignet für Schachtelspiele mit beliebig viel Inhaltstext. Das Format Sichttaschenformat wird auch auf normales Papier gedruckt, kann aber ausgeschnitten und gefaltet in eine A7 / A6 Plastiktasche gesteckt werden. Dieses Format ist geeignet für Aussenspiele. Als dritte Möglichkeit kann der Spielinhalt auf ein Etikett gedruckt werden.

Logo-Datei

Einige Ausgabeformate haben Platz um eine Grafik anzuzeigen. Wählen Sie eine Bitmap-Grafik (.bmp)

Spiel-Barcode

Die Etiketten zur Beschriftung der Spiele können auf A4 grosse Etikettenbogen oder einen DYMO Label-Writer gedruckt werden. Wenn Sie keinen Barcodescanner zum Einlesen der Nummer verwenden, können auch Etiketten ohne Strichcode gedruckt werden.

Format der Spiel-Barcodeetiketten

Wählen Sie eine Etikettengrösse. Je nach Format werden neben der Nummer auch noch der Barcode, die Gebühr und die Spielbezeichnung angezeigt.

Druckerjustierung

Damit der Ausdruck auf das Raster der Etiketten passt, ist es manchmal notwendig das Druckbild vertikal zu verschieben. Tragen Sie eine positive Zahl ein, wenn der Aufdruck im Etikett oben abgeschnitten wird, eine negative wenn er zu tief ist. Diese Einstellung gilt für alle Spiel-Etiketten und für den Spielinhalt.

Ludothek-Logo

Der für die Grafik reservierte Bereich hat das Seitenverhältnis 1 : 4.4 Bei einem anderen Format wird das Bild in der Mitte zentriert. Möchten Sie das Logo links ausgerichtet angezeigt bekommen, so kann rechts von der Grafik ein weisser Rand hinzugefügt werden. Der Text, welcher oberhalb des Logos definiert werden kann, wird auf Etiketten ohne Logo ausgegeben.

Felder Drucken

Es kann definiert werden wie die Spielbezeichnung und ob und wie die Gebühr auf das Etikett gedruckt wird.

Kunden, Barcodes und Abokarten

Die Kundenbarcodes können Sie entweder auf Etiketten, in Kreditkartengrösse oder auf A4-Vorlagen mit integrierter Karte (Card-in-Fold) gedruckt werden.

Etikettenformat

Wählen Sie das passende Etikettenformat. Oberhalb des Barcodes kann ein Text definiert werden. Dieser wird allerdings nicht bei jedem Etikettenformat ausgegeben.

Abokarte auf Papier

Bei den Abokarten in Kreditkartengrösse kann eine Grafik mit dem Seitenverhältnis 1:4 angezeigt werden und es stehen Ihnen zwei Textfelder zur Verfügung. Die Karten können auf handelsübliche vorperforierte A4-Bögen ausgedruckt werden.

Druckerjustierung

Damit der Ausdruck auf das Raster der Etiketten passt, ist es manchmal notwendig das Druckbild senkrecht zu verschieben. Tragen Sie eine positive Zahl ein, wenn der Aufdruck im Etikett oben abgeschnitten wird, eine negative wenn er zu tief ist.

Der Wert Vertikale Druckerkorrektur gilt für alle Kunden-Etiketten und Abokarten und beeinflusst den oberen Seitenrand. Für die A4-Abokarte kann zusätzlich zu dieser Einstellung noch die Y-Position des Barcodes und Kundennamens konfiguriert werden, denn je nach Fabrikat unterscheidet sich der Abstand der integrierten Karte zum unteren Seitenrand.

Beiträge / Abos

Die Art und Höhe der jährlichen Beiträge, welche von Kunden entrichtet werden müssen können Sie hier definieren.

Liste der Abonnaments

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Mitgliederbeiträgen: Abonnements mit fliessendem Enddatum und Jahresbeiträge mit festem Enddatum. Abonnements sind für eine bestimmte Dauer gültig, also von heute bis in X Tagen. Ein Jahresbeitrag-Abo ist bis zu einem bestimmten Tag (z. B. 31.12.2014) gültig. Tragen Sie in der Feld Dauer die Anzahl Tage ein, wenn es sich um ein Abo mit fliessendem Enddatum handelt. Für Abos mit festem Enddatum muss ein Datum in die Spalte Datum eingetragen werden.

Bei dem bei vielen Ludotheken unter Einzelausleihe bekannten Abo wird eine Gültigkeitsdauer von einen Tag erfasst. Ist die Anzahl der auf einmal ausgeliehenen Spiele oder eSpiele pro Kunde beschränkt, so kann dies pro Abo definiert werden.

Normalerweise werden Abo-Verkäufe auf das Konto 3000 gebucht. Soll bei einem eSpiel- oder einem Kombi-Abo ein anderes Konto verwendet werden kann dies in der entsprechenden Spalte definiert werden.

Gültiges Abo notwendig

Ist das Kontrollkästchen Um Spiele Auszuleihen benötigt der Kunde ein gültiges Abo deaktiviert kann der Kunde auch ohne ein gültiges Abo Spiele ausleihen.

eSpiele nur mit gültigem Abo

Ist die Option Um eSpiele auszuleihen muss der Kunde zusätzlich zum eAbo ein gültiges "normales" Abo haben aktiviert

Button Abo lösen anzeigen

Wenn kein Abo zur Ausleihe notwendig ist kann der Knopf Abo lösen im Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster unsichtbar gemacht werden. Werden aber zusätzlich Abos mit speziellen Konditionen (z.B. ein all Inclusive-Abo) angeboten, dann muss der Knopf sichtbar sein.

Abo exakt um ein Jahr verlängern

Mit aktivierter Option Bei aktiven Kunden das bestehende Abo um exakt ein Jahr verlängern werden abgelaufene Abos „rückwirkend“ verlängert. Beispiel: Ein Kunde leiht am 28.02.2014 Spiele aus, zwei Tage später am 30.01.2014 endet sein Abo. Bei seinem nächsten Besuch vier Wochen später (25.02.2014) erneuert er sein Abo. Jetzt ist das Enddatum des neuen Abos nicht der 25.02.2015, sondern basierend auf dem „alten“ Abo wird der 30.01.2015 berechnet.

Abo ohne Kosten lösen

Falls Kunden den Jahresbeitrag per Einzahlungsschein bezahlen und bei der Ausleihe die Quittung vorweisen können Sie ein Abo lösen ohne den Betrag in die Tageskasse zu buchen. Damit die Buchhaltung stimmt müssen die Einnahmen der per Überweisung bezahlten Abos manuell gebucht werden.

Abokarte nach Verkauf automatisch drucken

Mit dieser Option ist das Häkchen Nach dem Lösen Abokarte drucken im Abo-Fenster gesetzt. Bei DYMO LabelWriter Etiketten und bei der A4-Abokarte wird der Druck sofort gestartet, bei den anderen Etiketten wird der Kunde der Abokarten-Druckliste hinzugefügt.

ProLitteris

Das schweizerische Urheberrechts-gesetz (URG) verlangt die Abgabe eines Teils der von den Benützern bezahlten Entgelte. Davon betroffen sind die Einnahmen aus Ausleihen von Ton- und Tonbildträger sowie Büchern.

Falls in Ihrer Ludothek keine entsprechenden Medien ausgeliehen werden, dann deaktivieren Sie das Häkchen ProLitteris Funktionen anzeigen.

Bei abgabepflichtigen «Spielen» muss im Spiel-Fenster das Häkchen ProLitteris gesetzt sein. Das ProLitteris-Häkchen bei den Spielkategorie-Einstellungen dient nur als Vorgabe beim Erfassen eines neuen Spieles.

Mit ProLitteris Gebühren berechnen werden neu gesetzte oder entfernte Häkchen bei den Spielen berücksichtigt und die bereits berechnete Abgabe pro Ausleihe aktualisiert. Diese Aktion kann auch direkt vor dem Ausdrucken der Abrechnung im Statistik-Fenster vorgenommen werden.

Weitere Informationen zu ProLitteris können im pdf-Dokument Gemeinsamer Tarif 6 nachgelesen werden.

Ausleihen

Bei den Ausleih-Einstellungen kann das Aussehen und Verhalten von Funktionen im Spiele ausleihen und zurücknehmen Fensters definiert werden.

Normal-Ausleihdauer

Beim Öffnen des Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster berechnet sich das automatisch vorgeschlagene Stempeldatum aus [heute] + [Anzahl Tage]. Wird das Datum verändert (z.B. wenn Ferien sind), werden alle Spiele, deren Ausleihdauer der Normal-Ausleihdauer entsprechen, auf das angepasste Datum ausgeliehen. Bei Spielen mit einer Ausleihdauer von z.B. nur 7 Tagen (anstatt normal 28 Tage) wird das Rückgabedatum stur aus heute + 7 Tage berechnet.

Anzeigen

Falls Ihre Ludothek eine Stofftasche zum Transport der Spiele dem Kunden mitgibt und Sie im LUPO die Kontrolle darüber haben wollen, kann bei jedem Kunden ein Häkchen dafür gesetzt werden. Das Häkchen dazu sollte ausgeblendet werden, wenn Sie keine Tragtaschen ausleihen.

Auch der Knopf Alle Zurück (zum Zurücknehmen aller ausgeliehenen Spiele des aktuellen Kunden mit einem Knopfdruck) kann versteckt werden.

Ist das Häkchen Haftungserklärung muss akzeptiert werden aktiviert können Spiele nur ausgeliehen werden, wenn beim Kunden das Häkchen gesetzt ist.

Reservieren

Falls Reservationen möglich sind muss das Kontrollkästchen Reservieren zulassen aktiviert sein.

Möglichkeiten zur Verrechnung der Gebühr:

Die Reservation dauert vom Berechnen der Reservation (das Spiel ist eingetroffen) + [Anzahl Tage], bis das Spiel wieder frei zur Ausleihung zur Verfügung steht.

Spiele Verlängern

Beim Spiele Verlängern können Sie zwischen drei Rechnungsarten für das verlängerte Rückgabedatum auswählen. Das neue Datum kann sich aus dem alten Rückgabedatum + Anzahl Ausleihtage (unterstes Optionsfeld aktiv) berechnen, aus heute + X Tage oder es wir das aktuelle Stempeldatum verwendet.

Spiele ausleihen / Zurücknehmen

Um Spiele im Spiele Ausleihen und Zurücknehmen Fenster auszuleihen oder zurückzunehmen können Sie die Nummer ins Spielfeld schreiben und [Enter] drücken. Je nachdem wird das Spiel zurückgenommen oder ausgeliehen. Dies gilt auch für das Einlesen von Nummern mit dem Barcodeleser.

Wenn Sie nun wollen, dass Spiele nur durch drücken des Ausleihen Knopfes ausgeliehen werden können, müssen Sie das Kontrollkästchen Ausleihen / Zurücknehmen mit [Enter] zulassen desaktivieren.

Ist das Kontrollkästchen Mit Enter Spiele immer ausleihen aktiviert wird bei [Enter] immer versucht das Spiel auszuleihen.

Wenn Sie mit dem Barcodeleser arbeiten und die [Enter]-Taste desaktiviert ist, muss nach dem scannen der Nummer noch der entsprechende Barcode-Befehl (Ausleihen oder Rücknahme) eingelesen werden bzw. Ausleihen oder Rücknahme geklickt werden.

Nachfragen bevor ein Spiel mit abhaken zurückgenommen wird betrifft das Häkchen vorne in der Liste der ausgeliehenen Spiele:

Ist diese Option aktiviert, so wird beim ‚abhaken’ im Ausleihfenster folgende Frage gestellt:

Ausleihgebühren

Werden generell keine Ausleihgebühren verrechnet kann das entsprechende Häkchen gesetzt werden. Um nur gewissen Kundengruppen oder Abonnementen eine kostenlose Ausleihe zu ermöglichen kann dies mit Spezial-Ausleihen erreicht werden.

Ist dieses Kontrollkästchen Die Ausleihgebühren sind abhängig von der Ausleihdauer angewählt, so muss der Kunde für jeden Ausleihtag die Spielgebühr bezahlen. Am Tag an welchem Sie das Spiel ausliehen wird keine Ausleihgebühr verrechnet. Die Gebühr wird erst beim zurückbringen des Spiels nach der Anzahl der ausgeliehenen Tage berechnet und belastet.

Unabhängig von dieser Einstellung funktioniert der Mahnverlauf. Überschreitet das ausgeliehene Spiel das Rückgabedatum, so wird normal eine Mahnung erstellt und die Mahngebühren dem Kunden verrechnet.

Spezial-Ausleihen

Mit Hilfe der Spezial-Ausleihe Funktion lässt sich die Spielgebühr und das Rückgabedatum einer Ausleihe verändern. Die hier definierten Spezialausleihen lassen sich im Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster auswählen, wenn vor dem Ausleihen das Häkchen Spezial-Ausleihe angewählt wurde.

Immer Spezialausleihe verwenden öffnet bei jeder Ausleihe das Fenster Spezial-Ausleihe.

Falls hier nur eine Spezialausleihe definiert ist, so wird beim Ausleihen mit Spezial Ausleihe das Fenster mit der Liste der Spezialausleihen nicht angezeigt sondern direkt die eine Spezialausleihe angewendet.

Automatische Spezial-Ausleihen

Eine Spezialausleihe kann einer Kundengruppe oder einem Abo zugeordnet werden. Soll eine Spezialausleihe für mehrere Kundengruppen/Abos verwendet werden, so muss die Spezialausleihe für jede Gruppe einzeln erfasst werden. Eine Zuordnung zu einem bestimmten Abo gilt für Kunden, welche ein gültiges haben oder wenn das Häkchen Kein gültiges Abo nötig gesetzt ist.

Es ist auch möglich eine Spezialausliehe nur für Spiele mit einer bestimmten Gebühr zu definieren. Weiter kann eine maximale Anzahl von Spielen, bei welchen die Spezialausleihe gültig ist definiert werden. Mit diesen Möglichkeiten können z.B. verschieden teure Abonnemente angeboten werden, bei welchen die ersten X Ausleihen kostenlos sind.

Anzeige

Die definierten Spezialausleihen werden aufsteigend nach der Anzeigereihenfolge sortiert. Falls Definitionen für automatische Spezial-Ausleihen im Ausleihfenster nicht zur Auswahl stehen sollen, dann können diese mit Anzeigen = Nein versteckt werden.

Buchungstext-Zusatz

Diese optionale Zeichenfolge wird dem Text 1 der Ausleihbuchung angefügt. Dies kann verwendet werden um später in der Buchhaltung Buchungen von Spezialausleihen zu erkennen.

Mahnfristen und Gebühren

Bringt der Kunde seine Spiele bis zum Überschreiten des Mahndatums nicht zurück, so kann er gemahnt werden. Die Strafgebühr kann sich aus einer Schreibgebühr (pro Mahnung, egal wie viele und welche Spiele) und aus den Ausleih-Gebühren der säumigen Spiele berechnen. Die Einstellung für die 3. Mahnung gilt auch für die vierte und alle weiteren.

Mahnfristen

Erinnerung vor Fristende: Ist das Häkchen Als Email senden aktiviert so kann an Kunden mit einer Emailadresse eine Erinnerung gesendet werden. Es werden Spiele berücksichtigt, deren Rückgabedatum in maximal X Tagen ist und das Mahndatum noch nicht erreicht wurde.

Beispiel mit Einstellung „Erinnerung vor Fristende: 4 Tage“, „Frist bis 1. Mahnung: 7 Tage“: Wenn heute der 10.02.2014 ist wird für alle Spiele mit Rückgabedatum zwischen 04.02.2014 und 14.02.2014 eine Erinnerung erstellt. Spiele mit Rückgabedatum 03.02.2014 werden bereits gemahnt.

Frist bis 1.Mahnung: Anzahl Tage über das Rückgabedatum hinaus, bis die 1. Mahnung erstellt werden kann.

Beispiel mit Einstellung „Frist bis 1. Mahnung: 7 Tage“: Ist das Rückgabedatum der 10.02.2014 werden Spiele ab dem 17.02.2014 zum Mahnen fällig.

Die neuen Mahnfristen werden immer ab dem Datum, an welchem die Mahnung erstellt wird berechnet. Ist das Datum für die erste Mahnung der 17.02.2014, der Mahnlauf wird aber erst am 20.02.2014 gestartet, so kann eine zweite Mahnung frühestens am 27.02.2014 erstellt werden (bei Frist 7 Tage).

Frist 1. bis 2. Mahnung (2. bis 3.): Anzahl Tage nach dem Erstellen der ersten Mahnung, bis die zweite erstellt werden kann.

Mahngebühren (Schreibgebühr)

Die Mahngebühren werden bei jeder Mahnung einzeln gerechnet. Also beträgt der totale Mahnbetrag der 2. Mahnung: 1. Mahnung [2.50] + 2. Mahnung [2.50] = [5.00].

Mahngebühren pro Spiel

Für jede Mahnstufe kann definiert werden, ob neben der Schreibgebühr auch noch eine Gebühr für die säumigen Spiele verrechnet werden soll. Beim zu belastenden Betrag kann zwischen einem Fixbetrag pro Spiel oder der Spielgebühr bzw. einem Teil davon gewählt werden (bei 50% kostet die Spielgebühr eines Fr: 2.00 Spieles noch die Hälfte, also Fr. 1.00).

Kundenmemo

Da dem Kunden beim Mahnen die Strafgebühren direkt auf sein Konto belastet werden, und im Ausleihfenster nicht sofort ersichtlich ist, weshalb der Kunde Schulden hat, kann automatisch ein Text in das Kundenmemo geschrieben werden.

Kunden-Kontostand anzeigen

Falls der Kunde noch weitere Schulden bei der Ludothek hat als nur die bereits verrechnete Mahngebühr so wird dieser Betrag auf dem Mahnbrief angezeigt.

Effektiv bezahlte Gebühr verrechnen

Falls Mahngebühren pro Spiel verrechnet werden, so stellt sich die Frage, ob nun die zum Spiel definierte Gebühr verrechnet werden soll oder die effektiv vom Kunden bezahlte. Die effektiv vom Kunden bezahlte Gebühr kann von der Standard-Spielgebühr abweichen, wenn sie Spezial-Ausleihen verwenden.

Maximal drei Mahnungen automatisch erstellen

Ist diese Option aktiviert, so wird nach der dritten Mahnung keine vierte und weitere Mahnung mehr erstellt. Das Spiel bleibt allerdings als gemahnt in der Liste.

MitarbeiterInnen oder Kunden nicht Mahnen

Mitarbeiterinnen oder Kunden, bei denen Keine Mahngebühr verrechnen gesetzt ist, werden nicht gemahnt. Die Adresse erscheint dennoch in der Mahnliste des Mahnen-Fensters, hat aber das Häkchen Nicht Mahnen gesetzt. Um einem solchen Kunden auf Wunsch trotzdem eine Mahnung zuzustellen, kann vor dem Verrechnen der Gebühren das Häkchen entfernt werden.

Konto für Spiel-Mahngebühren

Es kann definiert werden ob zusätzlich mit der Mahnung verrechneten Spielgebühren auf das Ausleihkonto oder das Mahnkonto verbucht werden.

Mindest-Mahn-Spielgebühr

Wird pro verspätetem Spiel eine Gebühr erhoben kann ein minimal-Betrag definiert werden. So ist es möglich, wenn z.B. bei der zweiten Mahnung 50% der Spielgebühren zu verlangt werden, für Spiele mit einer Ausleihgebühr von Fr. 1.- anstelle von 50 Rappen den Betrag von Fr. 1.- zu verrechnen.

Mahn-Spielgebühr für eSpiele

Da bei eSpielen keine Ausleihgebühr verlangt werden darf kann ein Fixbetrag pro verspätetem eSpiel verrechnet werden.

Wertkarte / Vorauszahlungen

Gutschriftenkarten können verwendet werden, wenn auf im Voraus bezahlte Ausleihgebühren ein Rabatt gewährt werden soll oder wenn ein Kunde einen Geschenkgutschein der Ludo einlösen will.

Gutschriftenkarte

Jeder Kunde hat sein 'normales' Konto und ein Gutschriften-Konto für Ausleihgebühren. Das Gutschriften-Konto wird solange mit den Ausleihgebühren belastet bis es aufgebraucht (0) ist. Kauft ein Kunde eine Gutschriftenkarte, so leistet er eine Vorauszahlung für die Ausleihgebühren. Eine Gutschriftenkarte ist unpersönlich solange sie nicht eingelöst wurde.

Ist das Häkchen bei Die Ludothek verwendet das Gutschriftenkarten-System. (Anzeigen der GS-Elemente) nicht gesetzt, so sind die Knöpfe zum Verkauf und Einlösen von Gutschriften im Ausleihen-Fenster nicht sichtbar.

Meldung "Negativer Bar-Kontostand"

Ist das Kontrollkästchen abgewählt, erscheint im Ausleihen-Fenster beim Kundenwechsel eine Meldung (natürlich nur dann, wenn der Kunde auch Schulden hat).

Meldung "Gutschriftenkonto aufgebraucht"

Ist das Kontrollkästchen Eine Meldung beim Ausleihen anzeigen wenn das Ausleihkonto aufgebraucht ist angekreuzt, stoppt das Programm die Ausleihe und fragt, ob noch eine Gutschriftenkate verkauft werden soll:

Bondrucker

Der Bon wird mit den von Ihnen ausgewählten Informationen und eingegebenen Texte ausgedruckt. Ein Bon soll den Kunden über seine aktuell ausgeliehenen Spiele informieren und nicht als Kassenzettel gelten.

POS-Printer

Wählen Sie hier das von Ihnen verwendete Modell aus.

Netzwerkeinstellungen

Falls Sie mit zwei PC’s im Netzwerk arbeiten und vom PC ohne Bondrucker auf den anderen gedruckt werden soll, dann muss das Häkchen Drucken im Netzwerk aktivieren gesetzt werden. Die Einstellung An diesem Computer ist ein Bondrucker angeschlossen muss auf jedem PC im Netzwerk entsprechend gesetzt werden.

Setup POS-Version

Das Häkchen EPSON SetupPOS Version 2.7 oder höher (CCO) muss mit der installierten Version korrespondieren. Für Bixolon / Metapace Bondrucker ist diese Einstellung bedeutungslos.

Um den Bondrucker und die SetupPOS-Software zu installieren lesen Sie bitte die separate Anleitung.

Logo auf dem Bon

Das Logo ist in der monochromen (schwarz/weiss) Bitmap-Datei Logo_Bondrucker.bmp gespeichert und wird immer auf die volle Breite des Bons ausgedruckt. Soll das Logo verkleinert ausgedruckt werden, so wird dies durch Hinzufügen eines weissen Randes auf der linken und rechten Seite der Grafik erreicht.

Text oben (Unter dem Logo)

Der Text wird zentriert unter dem Logo ausgedruckt. Wenn eine Zeile Text mit grosser Schrift gedruckt werden soll dann kann als erstes Zeichen ein ^ geschrieben werden.

Text am Ende des Bons

Dieser Text wird am Ende des Bons gedruckt. Falls Sie ein zweifarbiges (schwarz/rot) Druckerband verwenden (nur Nadeldrucker) kann der Text in der zweiten Farbe gedruckt werden. Bei einem Thermodrucker kann der Text optional fett ausgegeben werden.

Abo Ablauf-Datum anzeigen

Das Datum, an welchem der Kunde sein Abo erneuern muss, wird ausgedruckt.

Bezahlten Betrag anzeigen

Wenn der Kunde bezahlt, wird auf dem anschliessend ausgedruckten Bon der bezahlte Betrag ausgewiesen.

Kundenkontostand anzeigen

Der Kundenkontostand wird ausgedruckt. Diese Information sollte nicht ausgedruckt werden, wenn bereits der bezahlte Betrag angezeigt wird.

Ausleihkontostand anzeigen

Falls der Kunde Geld auf seinem Ausleihkonto hat, wird der Betrag auf den Bon gedruckt.

Liste der ausgeliehenen Spiele anzeigen

Definieren Sie hier die Darstellung der Liste mit den ausgeliehenen Spielen.

QR-Code

Falls der Bon mit einem Thermodrucker (ausgenommen EPSON TM-T88III) gedruckt wird, besteht die Möglichkeit einen QR-Code zum Erstellen eines Eintrages im Kalender des Smartphones zu drucken.

Bon mit QR-Code:

QR-Code Reader:

Kalendereintrag:

Der QR-Code enthält das Rückgabedatum und eine Liste mit den Namen aller ausgeliehenen Spiele des Kunden. Bei verschiedenen Rückgabedaten wird pro Datum ein QR-Code gedruckt.

Der Code besteht aus einen im iCalendar-Format codierten Termin und kann mit einer QR-Reader App unter Android und iOS gelesen werden. Windows Phone 8.1 unterstützt iCalendar-Termine nicht.

MitarbeiterInnen

Als Mitarbeiterinnen gelten Adressen, bei welchen das Häkchen Mitarbeiterin gesetzt ist.

Mitarbeiter benötigen kein Abo

Ist das Häkchen gesetzt, können Mitarbeiter auch dann Spiele ausleihen, wenn ihr Abo abgelaufen ist.

Mitarbeiter bezahlen keine Spielgebühren

Den Mitarbeitern wird beim Ausleihen eines Spiels keine Gebühr verrechnet.

Mitarbeiter bezahlen keine Mahngebühren

Mahnungen werden auch für Mitarbeiter erstellt. Ist jedoch das Kontrollkästchen aktiviert, wird dem Mitarbeiter keine Schreib- und Mahn-Spielgebühr verrechnet.

Mitarbeiter bezahlen keine Reservationsgebühren

Der Mitarbeiterin wird weder beim Ausleihen noch beim Reservieren eine Reservationsgebühr verrechnet.

Arbeitsrapport-Tätigkeiten

Die hier eingetragenen Tätigkeiten können im Fenster zum Erfassen der Arbeitszeiten ausgewählt werden. Einzelne Einträge werden mit einem Semikolon (;) voneinander getrennt.

Als Arbeitszeit in Stunden wird im Feld Vorgabezeit definierte Zahl vorgeschlagen.

MitarbeiterIn erfassen

Bei Spielbewegungen und Buchungen wird die den Computer bedienende Mitarbeiterin erfasst. Ist das Häkchen nicht aktiviert, dann kann trotzdem im Ausleihfenster die arbeitende Mitarbeiterin bestimmt werden.

Ausleihen nicht in Statistik speichern

Ist diese Option aktiviert werden Spielausleihen von Mitarbeiterinnen bei der Rückgabe komplett gelöscht und sind somit später in keiner Statistik ersichtlich.

Ferien

Der Ferienplan hilft Ihnen das Rückgabdatum (Stempeldatum) beim Ausleihen oder Verlängern so anzupassen, dass der Kunde das Spiel nicht dann zurückbringen muss, wenn die Ludothek geschlossen ist. Es besteht jederzeit die Möglichkeit das von der Software berechnete Rückgabedatum manuell zu verändern.

Ferienplan

Zum Erfassen der Schulferien oder auch einzelner regulärer Öffnungstage, an welchen die Ludo geschlossen bleibt. Falls Sie den ersten Öffnungstag nicht wissen, dann kann dasselbe Datum wie im Feld Bis eintragen werden.

Wenn in den Ferien die Ludothek lediglich reduzierte Öffnungszeiten hat kann der Tag oder die Tage, an welchen die Ludothek geöffnet hat, mit einem Häkchen in der Spalte Mo – Sa definiert werden. Ist ein Tag gewählt so wird das im Feld Erster Öffnungstag eingetragene Datum ignoriert.

Wenn das automatische berechnete Stempeldatum ([heute] + [Anzahl Ausleihtage]) beim Öffnen des Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster auf einen Ferientag fällt, erscheint folgende Meldung:

Heutiger Wochentag

Mit der Option Das Rückgabedatum immer auf den ersten heutigen Wochentag ab dem ersten Öffnungstag setzen wird das automatisch berechnete Rückgabedatum stets auf denselben Wochentag wie der heute aktuelle Tag gesetzt. Will heissen: Wenn heute Donnerstag Ausleihe ist, dann wird das Rückgabedatum auf den ersten Donnerstag nach den Ferien gesetzt, auch wenn der erste Öffnungstag an einem Dienstag ist.

Rückgabedatum vor den Ferien

Spiele bis [Anzahl Tage] vor Ferienbeginn müssen noch zurückgebracht werden. Fällt das Rückgabedatum weniger als die eingestellten [Anzahl Tage] vor die Ferien meldet das Programm, die Kunden auf allfällige Verlängerungen aufmerksam zu machen. Tragen Sie 0 (Null) ein um diese Meldung zu deaktivieren.

E-Mail

Mit LUPO können Mahnungen für verspätete Spiele und die Information, dass ein reserviertes Spiel abholbereit ist, per Email versendet werden.

E-Mails mit Outlook versenden

Dazu muss Microsoft Outlook installiert und ein Email-Konto eingerichtet sein. Falls Sie die Emails vor dem Versand anschauen möchten kann in Outlook die Einstellung Offline arbeiten aktiviert werden. Damit landen Emails im Postausgang und können dort geöffnet werden.

E-Mails mit Mozilla Thunderbird versenden

Um Emails mit Thunderbird zu versenden muss der Pfad zur exe-Datei definiert werden. Beim Versenden wird jedes Email in einem eigenen Fenster geöffnet und muss manuell durch Drücken von Senden abgeschickt werden.

E-Mails direkt versenden

Emails werden direkt aus LUPO an einen SMTP-Server geschickt und von diesem versendet. Sie können dies über den Server smtp.ludothekprogramm.ch tun oder einen eigenen verwenden. Dazu müssen Sie die Server-Adresse, der Port, Benutzername und Kennwort kennen.

Email von ist die Absenderadresse des Emails, Antwort an ist optional und kann verwendet werden wenn Antwort-Emails an eine andere Adresse als den Absender geschickt werden sollen.

Die Signatur wird unten an jede Email angefügt (aber nicht bei Versand mit Outlook oder Thunderbird).

Test E-Mail versenden

Es wird eine Test-Email mit der von Ihnen gewählten Konfiguration versendet. Konnte das Email fehlerfrei von LUPO ausgeliefert werden wird hinter dem Knopf ein grünes Häkchen angezeigt:

Diverses

Datensicherung

Tragen Sie den kompletten Pfad mit Laufwerk ein. Beim Erstellen einer Datensicherung wird die USB-/ Disketten-Sicherungsdatei (rar-Archiv) an diesem Ort gespeichert. Ohne Häkchen bei Vor dem Sichern auf Speichermedium eine Meldung zur Bestätigung anzeigen wird beim Sichern via Beenden-Assistent keine Meldung mit der Info „USB-Stick an Laufwerk E: anschliessen“ angezeigt. Diese Meldung kann deaktiviert werden wenn das Speichermedium immer verfügbar ist, z.B. bei einer Sicherung auf eine stets angeschlossene externe Harddisk.

Adressengruppe / Anreden

Im Adressfenster stehen Ihnen die durch eine Semikolon getrennten Einträge zur Auswahl. Im Adressgruppe sowie Anrede-Feld (im Adressfenster) kann anstelle einer Vorgabe auch ein freier Text erfasst werden.

Kinder-Tabelle anzeigen

Hier definieren Sie ob und wenn Ja, welche Informationen Sie beim Kunden erfassen möchten.

Ludothek-Adresse

Hier muss die Adresse der Ludothek ausgewählt sein. Alle System-Buchungen (z.B. Tagesabschluss) werden diesem Datensatz zugeordnet.

Sprache

Wählen Sie, ob die Texte in LUPO auf Deutsch, Französisch oder Italienisch angezeigt werden. Um die Sprache komplett zu wechseln, ist die Installation der entsprechenden Version der Access-Runtime notwendig.

Währung

Die Währung kann auch auf Euro gesetzt werden.

Tagesabschluss und Kassenstock

Beim Drucken des Tagesjournals nach der Tagesabschlussbuchung werden so viele Exemplare ausgedruckt, wie hier eingestellt. Zusätzlich zum Tagesjournal kann automatisch eine Liste mit allen Buchungen und / oder Ausleihen und Rücknahmen gedruckt werden.

Definieren Sie, was standardmässig mit den Tageseinnahmen beim Tagesabschluss geschehen soll. Der Betrag, welcher an die Hauptkasse gebucht wird, kann bei jedem Tagesabschluss beliebig angepasst werden.

Bei der vereinfachten Darstellung der Einnahmen und Ausgaben wird im Tagesjournal nur der Saldo der einzelnen Konten angezeigt, sonst werden auch das Soll und Haben ausgegeben.

Briefeinstellung

Das Aussehen der Briefe Mahnbrief, Reservationsbrief und Infobrief kann (mit beschränkten Möglichkeiten) Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.

Schriftart und -grösse

Die Schriftart und Grösse der Textfelder kann durch Klicken auf A angepasst werden. Bei Textfeldern ohne diesen Knopf kann die Schrift mit der Formatierungs-Symbolleiste angepasst werden.

Logo im Briefkopf / Fuss auswählen

Die Einstellung der Position (Links / Mitte / Rechts) der Logo-Dateien hat nur einen Einfluss auf die Darstellung, wenn das Logo nach dem automatischen Einpassen in die verfügbare Fläche nicht bereits die volle Breite einnimmt.

Logo Grösse ändern

Falls Ihr Ludothek-Logo kleiner als die mögliche volle Grösse sein soll, müssen Sie das Logo in einem Bildbearbeitungsprogramm öffnen und ihm einen weissen Rand hinzufügen.

Absender oberhalb Anschrift

Im Textfeld oberhalb der Anschrift kann die Ludothek-Adresse eingetragen werden. Der Text ist durch das Fenster im Couvert sichtbar und wird von der Post als Absender akzeptiert.

Anschrift

Die Anschrift (Adresse des Kunden) kann links oder rechts ausgerichtet werden und mit dem Textfeld Abstand in ihrer vertikalen Position verschoben werden.

Textkörper

Die zwei grossen Textfelder und die Emailfelder können bei jedem Brief einen anderen Inhalt haben. Alle anderen Einstellungen gelten für jeden Brief.

Netzwerkeinstellungen

In die Netzwerkeinstellungen gelangen Sie durch die Übersicht mit Einstellungen => Netzwerkeinstellungen. Falls Sie mit zwei Computern arbeiten, muss der eine PC über das Netzwerk auf die Daten des anderen Computers zugreifen. Vorzugsweise sollten die Daten auf dem Ausleih-Computer gespeichert sein.

Einstellung auf dem Ausleih-PC (Server)

Einstellung auf dem Rücknahme-PC (Client)

Datenbank

Wählen Sie die LUPO Datenbank Lupo10_Daten.accdb über den Dateiwahl-Dialog aus oder schreiben Sie den korrekten Pfad inkl. Datei in das Textfeld. Auch Netzwerkpfade wie \\PC-Ausleihe\C\Lupo_Daten sind erlaubt.

Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster

Wenn Sie das Kontrollkästchen Der Ausleih- und Rücknahme Computer unterscheiden sich indem... aktivieren muss der eine Computer als Rücknahme- der andere als Ausleihstation definiert sein.

Auf der Ausleihstation werden Spiele mit [Enter] im Spielnummerfeld immer ausgeliehen (gilt auch beim Einlesen von Barcodes), bei der Rückgabestation immer zurückgenommen.

Ist ein Spiel bereits ausgeliehen (und Sie weisen LUPO trotzdem an das Spiel auszuleihen) so erscheint folgende Meldung:

Die Knöpfe Ausleihen und Rücknahme funktionieren auf beiden Arbeitsplätzen gleich. Sie können problemlos auf der Ausleihstation Spiele zurücknehmen oder mit dem Rückgabecomputer Spiele ausleihen.

Bondrucker

Setzen Sie das Häkchen wenn auf dem entsprechenden PC ein Bondrucker angeschlossen ist.

Passwörter

Jedes Fenster kann mit einem Passwort geschützt werden.

Fenster, bei welchen im Feld Passwort eine Zeichenfolge eingetragen ist, können nur durch Eingabe des korrekten Passwortes geöffnet werden.

LUPO registrieren

Die Registrierungsinformationen können Sie mit dem Übersichtsbefehl Einstellungen => Registrierung anzeigen.

Aktivieren Sie die von Ihnen bestellten Programmoptionen (Netzwerk, Barcode, Bondrucker) und tragen Sie den Namen Ihrer Ludothek sowie den Registriercode in die vorgesehenen Textfelder ein. Achten Sie auf die genaue Schreibweise. Drücken Sie auf Registrieren um die Demoversion-Einschränkungen aufzuheben.