01 Sep2023

Datenschutzgesetz und -verordnung

LUPO und Websites aktualisiert

Per 1. September 2023 treten das neue Datenschutzgesetz und die neue Datenschutzverordnung in Kraft.

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir bei allen von databauer betreuten Ludothek-Webseiten die Datenschutzerklärung hinzugefügt und dem LUPO-Programm eine Funktion spendiert, um nicht mehr verwendete Adressen per Knopfdruckzu löschen.

Datenschutzerklärung auf Webseite

Die Datenschutzerklärung ist auf der Seite mit dem Impressum zu finden und im Footer der Webseite verlinkt:

Live-Beispiel der Ludothek Zofingen: https://ludothek-zofingen.ch/impressum

Wir haben die uns bekannten Kontaktdaten hinzugefügt. Sollte die vertretungsberechtigte oder datenschutzbeauftragte Person jemand anderes sein, so kann dies im Joomla-Administrator bei der Seite "Impressum" angepasst werden.
Dazu unter Inhalt => Beiträge den Beitrag Impressum anpassen:

Wir haben der Datenschutzerklärung alle möglichen Punkte hinzugefügt. Bei einigen Ludothek-Webseiten sind gewisse Funktionen nicht aktiviert, z.B. verwenden nicht alle Webseiten Google Analytics, das Kundenlogin ist nicht aktiviert oder die Ludothek versendet keinen Newsletter.

Die einzelnen Punkte bei der Datenschutzerklärung können bei den Plugin-Einstellungen deaktiviert werden:

Aber es schadet nicht, wenn ein Punkt in der Datenschutzerklärung angezeigt wird, dieser Inhalt aber auf der Webseite fehlt.
Sollten in Zukunft Anpassungen notwendig sein oder die Datenschutzerklärung um einen weiteren Punkt ergänzt werden, so werden wir diese mit einem Update automatisch auf allen Webseiten einspielen.

Cookie-Banner und Akzeptieren der Datenschutzerklärung

Anders als bei der DSGVO der EU besteht laut nDSG keine Verpflichtung zur Implementierung eines Cookie-Banners. Es ist ausreichend, wenn in der Datenschutzerklärung auf die Nutzung von Cookies hingewiesen wird. Auch sollten Datenschutzerklärungen nicht durch den Benutzer akzeptiert werden müssen (z.B. bei Formularen).

LUPO - Löschen von Personendaten

Das Datenschutzgesetz verlangt, dass nicht mehr benötigte Personendaten gelöscht oder anonymisiert werden. Bei Ludotheken, welche seit Jahren mit dem LUPO arbeiten haben sich vermutlich hunderte Adressen ehemaliger Kunden in der Datenbank angesammelt. Bisher wurden alte Kunden lediglich als gelöscht markiert, blieben also in der Datenbank gespeichert. Die Überlegung dahinter war, dass so alte Kunden bei Bedarf "reaktiviert" und die Statistiken beliebig weit zurück abgerufen werden können.

Nach dem neuen Datenschutzgesetz müssen für den Betrieb nicht mehr notwendige Personendaten gelöscht werden. Da es für die Personendaten einer Ludothek keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt empfiehlt sich, Personendaten, die seit zwei Jahren oder mehr nicht genutzt wurden zu löschen. Dazu haben wir in der neusten Programversion 2023.2.1 einen neuen Knopf im Adressfenster eingebaut:

Bem Drücken des Knopfes wird eine Meldung angezeigt und die Anzahl betroffener Datensätze ist ersichtlich:

Es werden alle Adressen UNWIEDERRUFLICH gelöscht, bei welchen folgendes zutrifft:

Die letzte Ausleihe vor mehr als zwei Jahren getätigt wurde
Das Abo-Enddatum älter als zwei Jahre ist
Das Häkchen "Gönner" nicht gesetzt ist
Das Häkchen "Mitarbeiterin" nicht gesetzt ist
Das Häkchen "Kein gültiges Abo zum Ausleihen notwendig" nicht gesetzt ist
Der Kunde weder ein Guthaben noch Schulden hat (Ausleihkonto und Kundenkonto)
Es sich nicht um die Ludothek-Adresse handelt

Eigentlich müsste ich hier empfehlen, dass vor dem Löschen der alten Adressen ein Backup gemacht wird. Dies würde aber die ganze Datenschutzgeschichte ad absurdum führen... anderseits: Kein Backup, kein Mitleid!

Adressen einzeln löschen

Bisher wurden konnte eine Adresse, auf welche jemals ein Spiel ausgeliehen wurde, nicht komplett gelöscht werden. Der Datensatz wurde nur als gelöscht markiert. Neu kann eine als gelöscht markierte Adresse endgültig aus der Datenbank entfernt werden:

Auch hier werden die Ausleihen der betroffenen Person zur Ludothek-Adresse "umgebucht", statistische Ausleihdaten gehen damit nicht verloren.

Das Update wird in 10 Tagen automatisch im LUPO als neues verfügbares Update angezeigt und kann ab dann direkt übers Programm installiert werden. Wer das Update bereits jetzt möchte, kann die Installationsdatei über folgenden Button herunterladen.

LUPO 2023 Update bestellen Hardware bestellen Update herunterladen Update- und Abo-Preise

Neuheiten und Änderungen in Version 2023:

2023.2.1 - 01.09.2023 # Adressen: "Datenschutz: Alte Adressen löschen" ignoriert Adressen, welche neuer als zwei Jahre sind # Adressen: "Datenschutz: Alte Adressen löschen" ignoriert Adressen, bei welchen "Kein Abo notwendig" angehakt ist
2023.2.0 - 31.08.2023 + Adressen: Neuer Knopf "Datenschutz: Alte Adressen löschen" löscht Kunden die seit mehr als zwei Jahren inaktiv sind + Adressen: Neuer Knopf "Adresse endgültig löschen" um als gelöscht markierte Kunden aus der Datenbank zu löschen # Diverse kleinere Verbesserungen und Korrekturen $ Einige fehlende französische und italienische Texte übersetzt oder korrigiert
2023.1.10 - 29.08.2023 + Reservationsliste (Bericht): Das Reserviert-Bis Datum wird angezeigt # Spezialausleihe-Definition mit Abo- und Gebührenzuordnung übersteuert "keine Reduktion" bei Spiel # Spielliste zum Ausdrucken gruppiert nach Spielart und Altersgruppe sortiert nun korrekt nach Altersgruppe-Sortierwert # Installer: TeamViewer auf Version 15.45.3 aktualisiert (wird nur mit Setup-Installer verteilt, nicht mit Update) # Installer: WinRar (Shareware) auf Version 6.23 aktualisiert (optionale Komponente) # Installer: WinRar 32-Bit entfernt, es wird nur noch die 64-Bit Version mit der LUPO-Setupdatei verteilt # Installer: Installationspfad für Access 2016 / 2019 & Office 365 wird als vertrauenswürdiger Speicherort hinzugefügt
2023.1.9 - 12.06.2023 # Ausleihen: Spezialausleihen mit Haken "kein gültiges Abo zum Ausleihen notwendig" wurde teils fehlerhaft angewandt # Ausleihen, neue Adresse: Häkchen "Kein Abo zum Ausliehen nötig" entfernt Häkchen "Nach dem Speichern Abo lösen" # Spiel Reservieren: Ohne Reservations-Bis Datum wurde teilweise eine Fehlermeldung angezeigt # Mahnbrief (A4): Die Zeile mit der Mahngebühr im Total wird nur angezeigt, wenn diese nicht Null ist # Installer: TeamViewer auf Version 15.42.7 aktualisiert (wird nur mit Setup-Installer verteilt, nicht mit Update) # Installer: EPSON OPOS ADK (SetupPOS für Bondrucker) auf Version 3.0R19 aktualisiert
2023.1.8 - 18.05.2023 # Der Rückgeldrechner im Kunde bezahlt Fenster wird nur angezeigt, wenn dieser in den Einstellungen aktiviert wird # Joomla-Export Spielliste: Ungültiges Zeichen 'SUB' (Ascii 26) wird aus Text entfernt, weil sonst das XML ungültig wird
2023.1.7 - 08.05.2023 + Ausleihen, Kunde bezahlt: Funktion um das Rückgeld zu berechnen hinzugefügt # Ausleihen, Kundenmemo: Fehler behoben damit Pfeil nach unten Taste den Inhalt des Kundenmemo nicht mehr löscht # LUPO-Admin, Spieltabelle: Feld "keine Reduktion" der Tabelle hinzugefügt # Installer: TeamViewer auf Version 15.41.9 aktualisiert (wird nur mit Setup-Installer verteilt, nicht mit Update)
2023.1.6 - 19.04.2023 + LUPO-Admin, Spiel-Inventur: Neue Option um Spiel beim Einscannen automatisch zu liquidieren
2023.1.5 - 12.04.2023 # Das Bis-Reservationsdatum ergibt das Rückgabedatum, auch in Kombination mit Spezialausleihen
2023.1.4 - 04.04.2023 + Tagesabschluss-Fenster: Die Summe aller Twint-Einnahmen (brutto) werden angezeigt + Einstellungen, Diverses, Buchhaltung: Neue Option "Beim Stornieren die Buchung nie löschen" # Ausleihen, Kunde bezahlt: Die Eingangskonten werden als Liste anstelle Dropdown angezeigt # Ausleihen, Gutschein einlösen: Bargeld-Schulden können einfacher von Ausleihkonto abgebucht werden # Installer: TeamViewer auf Version 15.40.8 aktualisiert (wird nur mit Setup-Installer verteilt, nicht mit Update)
2023.1.3 - 12.03.2023 # Spiel Suchen Fenster: Bessere Darstellung der Inhalte im Spielart-Suchdropdown
2023.1.2 - 08.03.2023 # Spezial-Ausleihe von Spiel mit Sonderausleihdauer berechnete Rückgabedatum nicht immer richtig (seit v2022.2.8) # Spiel Suchen Fenster: Spielart- und Alter-Spalten grösser, Dropdown zeigt langer Bezeichnungstext an # Installer: EPSON OPOS ADK (SetupPOS für Bondrucker) auf Version 3.0R17 aktualisiert # Installer: TeamViewer auf Version 15.39.5 aktualisiert (wird nur mit Setup-Installer verteilt, nicht mit Update) # Installer: WinRar (Shareware) auf Version 6.21 aktualisiert (optionale Komponente)
2023.1.1 - 09.01.2023 # Barcodehandler Spezial-Barcodes: Führende Nicht-Zahlen werden unterstützt
2023.1.0 - 03.01.2023 # Adressfenster: Der eingegebene Suchbegriff bei der Kundensuche sucht nicht mehr nach der Ortschaft # Adresse: E-Mail Feldgrösse auf maximal 70 Zeichen erhöht (nur nach Datenupdate/Neuinstallation verfügbar) # Statistiken "Erweitertes Inventar" und "Ausleihen pro Wonhort und Jahr" um das Jahr 2023 erweitert # IrfanView (Programm zum Erstellen/Bearbeiten der Spielfotos) auf Version 4.62 aktualisiert # Installer: TeamViewer auf Version 15.37.3 aktualisiert (wird nur mit Setup-Installer verteilt, nicht mit Update)

Komplettes Changelog:
https://www.ludothekprogramm.ch/download/release-notes